DÉCLARATION D'INFORMATION SUR LA VIE PRIVÉE DES CANDIDATS

Version : Mars 2022

Bienvenue sur le site d'Adecco (Adecco Personnel Services NV, Adecco Construct NV, Adecco Professional Staffing NV, Noordkustlaan 16b, 1702 Groot-Bijgaarden, Belgique), ci-après dénommée "Adecco", "Adecco", la "Société", "nous" ou "notre" (pour des informations plus détaillées, veuillez consulter "Informations juridiques") Nous sommes impatients de travailler avec vous pour vous aider à développer votre carrière. Comme vous pouvez vous y attendre, pour assurer correctement nos services, nous recueillons et utilisons des informations vous concernant.

Adecco s'engage à protéger et à respecter votre vie privée. Cette déclaration d'information sur la confidentialité des candidats décrit vos droits en matière de confidentialité en ce qui concerne les informations vous concernant que nous traitons, ainsi que les mesures que nous prenons pour protéger votre vie privée. Nous savons que c'est long, mais nous vous invitons à lire attentivement cette déclaration. Vous trouverez ci-dessous un index qui vous permettra d'accéder directement aux sections pertinentes si vous le souhaitez.

Index

Quelques termes à connaître

Quelles sont les informations personnelles que l'entreprise collecte et utilise ?

Pourquoi utilisons-nous des informations personnelles vous concernant ?

Que dit la loi à ce sujet ?

Devez-vous nous fournir les informations personnelles que nous vous demandons ?

Traitons-nous les informations vous concernant sans la moindre intervention humaine ?

Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?

Transférons-nous vos données à des tiers ?

Transférons-nous vos données en dehors de l'Union européenne ?

Quels sont vos droits ?

Qu'en est-il de la sécurité des données lorsque vous utilisez les systèmes Adecco ?

Comment gérons-nous les changements apportés à cette déclaration ?

Quelques termes à connaître

Tout d'abord, nous devons être clairs sur la façon dont nous utilisons certains mots dans cette déclaration.

Cela peut sembler évident, mais dans la présente déclaration, vous serez désigné par les termes "le candidat" ou "vous".

L'entreprise fait partie du groupe Adecco, le plus grand fournisseur de services RH au monde. Par l'intermédiaire de ses différentes sociétés et lignes d'activité, le groupe Adecco propose plusieurs activités RH (ressources humaines) telles que le recrutement, le détachement, les services de paie, le recrutement et la sélection, les solutions de test, la transition de carrière, le développement des talents, la formation et l'éducation, l'outplacement et la mobilité internationale ("nos activités").

Pour mener à bien ses activités, la société utilise plusieurs systèmes informatiques. Dans certains cas, la société fournit un portail en libre-service ("portail") à ses candidats/personnel. Le portail vous permet de rechercher et de postuler à des emplois publiés par la société et ses sociétés sœurs qui correspondent à vos intérêts, à vos compétences et/ou à votre expérience, dans les lieux où vous avez exprimé votre intérêt à travailler.

Enfin, il s'agit d'une déclaration concernant des informations et des personnes. Elle comprend des faits vous concernant, mais aussi des opinions sur vous et que vous défendez ("Je suis un fan de football" par exemple). Il ne s'agit pas d'informations sur la société (bien que les deux se recoupent parfois). Ce type d'informations est parfois appelé "informations personnelles", "informations personnellement identifiables" ou "IPI". Nous utilisons le terme "informations personnelles" dans la présente déclaration.

Quelles sont les informations personnelles que l'entreprise collecte et utilise ?

Les informations personnelles que l'entreprise recueille habituellement comprennent, sans s'y limiter, les éléments suivants :

· votre nom, votre date et votre lieu de naissance, vos coordonnées et vos qualifications (études, formations et stages), les documents attestant de votre identité et de votre droit de travailler, ainsi que toute autre information figurant sur votre curriculum vitae ou votre CV ;

· si vous vous connectez au portail en utilisant votre compte LinkedIn ou tout autre compte de média social : vos données de profil ;

· si vous nous contactez, nous conserverons un enregistrement de cette correspondance ;

· les réactions à votre sujet de la part de notre personnel et de tiers, par exemple dans le cadre de ou en relation avec :

o évaluation/formation/test, ...

o les employeurs précédents (avec votre consentement)

o des informations qui pourraient être pertinentes pour vos qualifications

o disponibilités ;

· vos commentaires sur les autres ;

· vos commentaires sur nous et nos services par le biais de nos enquêtes de satisfaction ;

· nous recueillons également des informations sur vos visites sur notre site web/Portail, y compris (mais sans s'y limiter) votre adresse IP, votre navigateur, l'horodatage, la localisation, les données de trafic du pays, les données de localisation, les weblogs et autres données de communication et les ressources auxquelles vous accédez. Ces informations faciliteront votre visite de notre site web/Portail à l'avenir. Nous vous proposerons, par exemple, des offres d'emploi qui sont gérées par des succursales proches de l'endroit où vous vous trouviez lorsque vous nous avez contactés ;

· nous recueillons également des informations à des fins de marketing et d'analyse, y compris des informations sur la façon dont vous répondez aux courriels, aux SMS, aux appels téléphoniques et aux autres campagnes de marketing. Nous vous aurons demandé votre consentement explicite avant d'envoyer des communications commerciales par ces moyens ;

· des photos et des vidéos de votre participation à un entretien vidéo ou à une formation ou à des sessions similaires (vous aurez la possibilité, lors de la session, de demander à ne pas être filmé ou photographié) ;

· les détails de tout handicap et de tout aménagement que nous pourrions devoir faire pour vous sur le lieu de travail

· dans certains cas, nous collecterons également d'autres données sensibles que les seuls détails liés au handicap, lorsque la loi nous y autorise (par exemple : casier judiciaire lorsque la loi nous oblige à le vérifier, données de santé lorsque la législation sur le bien-être l'exige). Nous tenons également à vous informer qu'Adecco effectuera les évaluations nécessaires dans le cadre du processus de sélection, ce qui peut nécessiter le traitement des données soumises, et qu'elle inclura les résultats de l'évaluation dans sa base de données de recrutement dans le cadre du processus de sélection.

· Vous êtes également informé que, dans le cadre du processus de sélection, l'entité qui embauche peut consulter les détails de votre profil public sur les médias sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.), ainsi que d'autres informations et dossiers publics, dans le seul but d'évaluer et de vérifier votre expérience et vos compétences professionnelles, et de savoir si votre profil est conforme à la culture et aux valeurs d'Adecco.

Pourquoi utilisons-nous des informations personnelles vous concernant ?

La société recueille et traite des informations personnelles :

1. Pour vous fournir les services que vous attendez de nous, comme vous trouver des emplois/affectations pour lesquels vous pouvez postuler, vous aider à suivre une formation, faciliter le processus de candidature à des emplois/affectations ou faciliter le processus d'embauche. Il s'agit notamment de vous enregistrer dans notre base de données, d'envoyer votre CV à des employeurs potentiels pour qu'ils l'examinent et de vous tenir informé des futures opportunités de travail par courrier électronique, téléphone, courrier et/ou autres méthodes de communication ;

2. avec votre consentement, nous pouvons également utiliser vos données de contact à des fins de marketing direct, par exemple par e-mail, messagerie ou téléphone ;

3. pour continuer à développer, tester et améliorer notre site web/portail, ou d'autres systèmes/processus existants ou nouveaux afin de mieux vous servir ; cela se fait dans le contexte de nouveaux systèmes et processus informatiques, de sorte que les informations vous concernant seront utilisées pour tester ces nouveaux systèmes et processus informatiques lorsque des données factices ne peuvent pas reproduire entièrement le fonctionnement de ce nouveau système informatique ;

4. pour réaliser des études et des recherches statistiques et analytiques, par exemple pour comparer l'efficacité de notre placement de candidats entre différents secteurs d'activité et zones géographiques et chercher à identifier les facteurs pouvant influencer les différences que nous identifions ;

5. pour transférer des données à des tiers (voir ci-dessous); ;

6. lorsque cela est nécessaire, pour se conformer à toute obligation légale (telle que, sans s'y limiter, la vérification de votre identité, la confirmation de votre droit au travail, l'application correcte de la législation sociale/fiscale/sécurité sociale) ; et

7. nous traiterons également vos informations pour :

a. promouvoir la sécurité et la protection des personnes, des locaux, des systèmes et des biens ;

b. contrôler le respect des politiques et procédures internes et des certifications d'audit ;

c. gérer les communications et autres systèmes utilisés par le groupe Adecco (y compris les bases de données de contacts internes) ;

d. enquêter ou répondre aux incidents et aux plaintes ;

e. pour promouvoir en interne la tenue de sessions de formation et utiliser leur contenu (dans le cas de photos ou de vidéos de sessions de formation), pour commercialiser des sessions similaires en interne et en externe auprès de tiers. Dans ce cas, nous vous demanderons un consentement explicite ; et

f. participer à tout achat ou vente, potentiel ou réel, ou à toute coentreprise, de tout ou partie d'une entreprise ou d'une société, auquel un membre du groupe Adecco souhaite participer.

Pourquoi et sur quelle base utilisons-nous les données personnelles ?

Nous sommes tenus par la loi d'avoir un motif prévu par la loi pour traiter les informations que nous détenons à votre sujet. Les motifs légaux peuvent être :

1. Exécuter un contrat ou prendre des mesures préalables à la conclusion d'un contrat

Lorsque vous travaillez déjà avec Adecco ou que vous êtes sur le point de vous engager par l'intermédiaire d'Adecco, notre traitement des informations personnelles pour toutes ces finalités est basé sur des motifs de traitement comme l'exécution d'un contrat, ou sur le point de conclure un contrat (finalités 1, 6 et 7 ci-dessus). Ces services peuvent consister, par exemple, à vous proposer des emplois appropriés pour lesquels vous pouvez postuler ou à vous aider et vous assister dans le cadre de la formation et de la procédure de candidature.

2. Respect des obligations légales

Parfois, le traitement est nécessaire pour respecter des obligations légales ou réglementaires (finalité 6). Les autorités publiques, telles que les autorités fiscales, financières ou de protection des données, peuvent nous demander des données personnelles et nous fournir une raison légale de divulguer des informations vous concernant (par exemple, la prévention ou la détection d'un crime). Dans ces circonstances, nous sommes contraints par la loi de fournir vos données aux autorités.

3. Réalisation de notre intérêt légitime

Le traitement est nécessaire dans l'intérêt légitime d'Adecco à exercer ses droits fondamentaux et ceux de son personnel à gérer une entreprise d'une manière qui n'affecte pas indûment vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux (objectifs 1, 3, 5 et 7 ci-dessus). Cela signifie que lorsque le traitement est nécessaire pour les intérêts légitimes d'Adecco, nous mettons en balance vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux avec notre intérêt légitime à traiter. Cela garantit que nous ne traitons pas les données d'une manière telle que votre intérêt et vos droits fondamentaux l'emportent sur notre intérêt dans ce traitement.

Nous ne traiterons vos informations personnelles autrement que pour ces motifs qu'avec votre consentement, qui est un autre motif de traitement.

Devez-vous nous fournir les informations personnelles que nous vous demandons ?

Vous n'êtes pas obligé de nous fournir vos informations personnelles, mais il ne nous serait pas possible de travailler avec vous, ou de vous fournir nos services, si vous ne nous fournissez pas le minimum requis. Cela peut également limiter les services que vous pouvez recevoir de notre part si vous choisissez dans certains cas de nous fournir des informations personnelles limitées.

Traitons-nous les informations vous concernant sans la moindre intervention humaine ?

Oui, il nous arrive de le faire. La Société utilise des systèmes/processus automatisés et des processus décisionnels automatisés (comme le profilage) pour vous fournir, ainsi qu'à nos clients, les services que vous nous demandez. Par exemple, lorsque nos clients recherchent des candidats pour des emplois, nous pouvons effectuer une recherche dans nos listes de candidats en utilisant des critères automatisés qui tiennent compte de votre disponibilité, de vos compétences, de votre taux de rémunération et, dans certains cas, des commentaires que nous avons déjà reçus de la part de nos clients, afin d'établir une liste restreinte des candidats les plus susceptibles de répondre aux exigences du client. Cela signifie que votre position dans le classement peut parfois être plus élevée que d'autres, en fonction de la façon dont ces facteurs correspondent aux besoins des clients.

Pendant combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?

La société peut conserver vos informations personnelles jusqu'à trois ans après votre inscription. Nous continuerons à traiter vos données pendant ces trois ans afin de vous offrir des informations sur d'éventuelles nouvelles offres d'emploi ou de nouveaux postes intéressants, ou afin de vous conseiller sur d'autres possibilités de carrière. Si vous réussissez à trouver un emploi par notre intermédiaire, la société devra conserver vos informations personnelles pendant une période plus longue afin de se conformer à ses obligations légales et contractuelles en cours. En règle générale, nous conservons vos données personnelles concernant les impôts, les contrats de travail et toute information financière (y compris les données de paie et les données relatives aux salaires, etc.) pendant 10 ans après la fin de votre emploi, et les autres informations personnelles pendant 3 ans.

Transférons-nous vos données à des tiers ?

Comme mentionné ci-dessus, nous divulguons généralement vos données à des tiers. Cela est fait pour compléter les objectifs énoncés ci-dessus. Nous le faisons dans les circonstances suivantes :

• À nos fournisseurs. Nous engagerons, par exemple, un fournisseur pour effectuer des travaux administratifs et opérationnels à l'appui de notre relation avec vous. Le ou les fournisseurs seront soumis à des obligations contractuelles et à d'autres obligations légales pour préserver la confidentialité de vos données et respecter votre vie privée, et n'auront accès qu'aux données dont ils ont besoin pour remplir leurs fonctions ; les fournisseurs concernés sont généralement des fournisseurs informatiques (qui hébergent ou prennent en charge nos systèmes informatiques, y compris les informations vous concernant), des sociétés de gestion des locaux (qui veillent à la sécurité physique de nos bâtiments et ont donc besoin d'informations vous concernant pour autoriser l'accès à nos bâtiments), des fournisseurs de gestion financière et comptable de back-office (qui doivent traiter les informations relatives aux candidats afin de traiter les comptes créditeurs et débiteurs), des fournisseurs ou des partenaires dans le domaine des RH au sens large (par ex. les centres d'évaluation ou de test, les organismes de santé et de sécurité, les fournisseurs de salaires ou d'avantages sociaux, Federgon, ...), les fournisseurs de services de soutien aux entreprises (par exemple, les cabinets d'audit et d'avocats). Nous faisons également appel à des fournisseurs qui proposent des services et des solutions dans le domaine des technologies de l'information, qui peuvent inclure des outils d'entretien vidéo et d'évaluation des compétences.

o TextKernel BV aux Pays-Bas, avec un site d'hébergement en Allemagne, qui nous fournit des services d'analyse syntaxique de CV et de moteur de recherche.

o Cammio BV aux Pays-Bas, avec son site d'hébergement en Allemagne et en Irlande, qui nous fournit des services d'interviews vidéo.

o Planbition BV, dont le site d'hébergement se trouve aux Pays-Bas, nous fournit des services de gestion des effectifs ;

o Qualtrics LLC aux Etats-Unis avec son site d'hébergement en Allemagne qui nous fournit des enquêtes de satisfaction des candidats ;

o HCL Technologies Limited d'Inde, dont le site d'hébergement se trouve aux Pays-Bas et en Allemagne, nous fournit des services d'infrastructure ;

o UnifiedPost NV en Belgique, avec son site d'hébergement en Allemagne, qui nous fournit des solutions de signature électronique de documents ;

o Beeple NV en Belgique, avec un site d'hébergement dans l'Union européenne, qui nous fournit des solutions de planification et d'administration du personnel .

• Aux membres du groupe de sociétés Adecco dans d'autres pays. Ces sociétés sont situées à l'intérieur ou à l'extérieur de l'Union européenne ; les différents membres du groupe remplissent des fonctions différentes et, par conséquent, vos informations seront partagées avec eux pour différentes raisons :

o Les informations sont partagées avec des membres du groupe Adecco qui assurent des fonctions informatiques pour les sociétés Adecco dans le monde entier ; ces fonctions informatiques sont situées, entre autres, en Belgique, au Luxembourg, en République tchèque et en France.

o Ces informations sont également partagées avec les filiales d'Adecco dans le monde entier lorsque vous avez exprimé votre intérêt pour des opportunités sur ce marché, ou lorsque des membres du groupe Adecco identifient que vous pourriez avoir des compétences particulières requises ou utiles sur ce marché. Une liste des pays dans lesquels nous opérons est disponible à l'adresse www.adecco.com.

• À nos clients/employeurs potentiels : nous partagerons vos données avec nos clients qui proposent des emplois/affectations susceptibles de vous intéresser, ou qui sont intéressés par votre profil. Ils ont des obligations contractuelles et autres obligations de confidentialité concernant vos données envers nous et envers vous ;

• Nous partagerons vos données avec le gouvernement, la police, les organismes de réglementation ou les organismes chargés de l'application de la loi si, à notre seule discrétion, nous considérons que nous sommes légalement obligés ou autorisés à le faire ou qu'il serait prudent de le faire ; et

• Dans le cadre de la diligence raisonnable relative à (ou à la mise en œuvre de) une fusion, une acquisition ou toute autre transaction commerciale, nous pouvons être amenés à divulguer vos données au vendeur ou à l'acheteur potentiel et à leurs conseillers.

Transférons-nous vos données en dehors de l'Union européenne ?

Vos données peuvent être transférées et traitées dans un ou plusieurs autres pays, à l'intérieur ou à l'extérieur de l'Union européenne. Une liste complète des pays dans lesquels nous exerçons nos activités est disponible dans la fonction "choisissez votre pays" de notre site web à l'adresse www.adecco.com.

Nous ne transférerons vos données en dehors de l'UE que vers des pays dont la Commission européenne estime qu'ils vous offrent un niveau de protection adéquat (une liste de ces pays est disponible ici : https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en ou lorsque le groupe Adecco a mis en place des garanties appropriées pour tenter de préserver la confidentialité de vos informations (pour cela, nous utilisons généralement l'une des formes de contrats de transfert de données approuvées par la Commission européenne, dont des copies sont disponibles ici : http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/transfer/index_en.htm et https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en.

Quels sont vos droits ?

· Droit d'accès et d'obtention d'une copie de vos informations personnelles

Vous avez le droit de demander la confirmation que nous traitons ou non certaines de vos informations personnelles. Si tel est le cas, vous avez le droit d'accéder à certaines de vos informations personnelles (via le portail) et à certaines informations sur la manière dont elles sont traitées. Dans certains cas, vous pouvez nous demander de vous fournir une copie électronique de vos informations. Dans certaines circonstances limitées, vous avez également le droit de demander la portabilité de vos informations personnelles, ce qui signifie que nous les fournirons à un tiers à votre demande.

· Droit de corriger vos informations personnelles

Si vous pouvez démontrer que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet ne sont pas correctes, vous pouvez demander que ces informations soient mises à jour ou corrigées. Nous vous encourageons à accéder au portail en libre-service lorsque cela est possible et à mettre à jour vos informations personnelles directement.

· Droit de suppression/droit à l'oubli

Dans certaines circonstances, vous avez le droit de demander que vos données personnelles soient supprimées. Vous pouvez faire une telle demande à tout moment et Adecco évaluera s'il convient d'accéder à votre demande, mais ce droit est soumis à tous les droits ou obligations juridiques qui nous obligent à conserver les données. Dans les cas où, conformément à la loi, nous déterminons que votre demande de suppression de vos informations personnelles doit être acceptée, Adecco le fera sans délai excessif. Veuillez garder à l'esprit, une fois vos données supprimées, que la société pourrait ne plus être en mesure de vous rendre service une fois que ces données vous concernant auront été supprimées. Si vous souhaitez vous réinscrire auprès de la société, vous devrez saisir à nouveau vos données.

- Droit de restriction

Dans certaines circonstances, vous avez le droit de restreindre le traitement de vos données personnelles. Toutefois, dans certains cas, une telle restriction du traitement peut limiter les Services que vous pouvez recevoir de notre part.

· Droit d'opposition

Dans la mesure où le traitement de vos données par la société est fondé sur l'intérêt légitime de la société (et aucun autre motif de traitement) ou concerne le marketing direct, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données par la société en vous référant à votre situation particulière.

Si vous souhaitez exercer l'un de vos droits, veuillez cliquer ici.

Enfin, vous avez le droit d'introduire une plainte auprès de l'autorité de protection des données du lieu où vous vivez ou travaillez, ou du lieu où vous pensez qu'un problème relatif à vos données s'est posé. Pour la Belgique, l'autorité compétente en matière de protection des données est la suivante : Autorité de protection des données (link).

Qu'en est-il de la sécurité des données lorsque vous utilisez les systèmes Adecco ?

Vous êtes responsable de la conservation de vos identifiants de connexion au portail, en particulier du mot de passe que nous vous avons donné ou que vous avez choisi. Ces informations de connexion sont destinées à votre usage personnel. Vous n'êtes pas autorisé à partager vos identifiants ou d'autres détails de votre compte avec une ou plusieurs autres personnes.

Comment pouvez-vous nous contacter ?

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre déclaration, si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur la manière dont nous protégeons vos informations (par exemple lorsque nous les transférons hors d'Europe) et/ou si vous souhaitez contacter le délégué à la protection des données (DPD) du groupe de la société, veuillez nous envoyer un courriel à l'adresse globalprivacy@adeccogroup.com ou à votre responsable local de la protection de la vie privée à l'adresse privacy@adecco.be.

Comment gérons-nous les changements apportés à cette déclaration ?

Les termes de cette déclaration peuvent être modifiés de temps à autre. Nous publierons toute modification importante de la présente déclaration par le biais d'avis appropriés, soit sur ce site Web, soit en vous contactant par d'autres moyens de communication.