In het hart van Brussel laat Bozar al decennialang de kunstscene bruisen. Maar achter elke tentoonstelling of elk evenement schuilt een tot in de puntjes georganiseerde werking, waarin elk teamlid een essentiële rol speelt. We spraken met Matthieu Vanderdonckt, Public Services Manager, over hoe Bozar de organisatie van zijn tijdelijke teams hertekende met Adecco, met een moderne en mensgerichte aanpak.
Zich aanpassen aan het ritme van de cultuur
Van internationale tentoonstellingen tot concerten, conferenties en prestigieuze evenementen: Bozars personeelsbehoeften veranderen dagelijks. Om op dit dynamische ritme in te spelen, werd een flexibelere organisatie essentieel – zonder in te boeten aan een professioneel kader voor de medewerkers.
"Wat ons ertoe aanzette om met een partner te werken, is de verscheidenheid en het tempo van onze activiteiten. We wouden ook een legale, operationele en professionele werkcontext garanderen voor onze teams."
Een vlotte en menselijke overgang
De samenwerking met Adecco ging van start begin 2025, net na een bijzonder drukke eindejaarsperiode. Een uitdagende context... maar met kalmte aangepakt.
"We hadden wat schrik vanwege de timing, maar alles is vlot en professioneel verlopen. Er waren geen vertragingen, en het was een mooi staaltje van collectieve efficiëntie."
Dankzij constante ondersteuning en wederzijds begrip verliep de implementatie vanzelfsprekend. Het partnerschap groeide uit tot een echte samenwerking, gekenmerkt door luisterbereidheid en snelle opvolging bij elke stap van de overgang.
Een hernieuwde aanpak voor meer duidelijkheid en comfort
Vóór het partnerschap werd de planning van de teams intern geregeld, met klassieke tools zoals Excel. Dat werkte, maar bleek onvoldoende voor het gevarieerde en intense ritme van culturele evenementen. De komst van Beeple, een digitaal platform voor personeelsbeheer, zorgde voor een echte ommezwaai.
"Vandaag hebben we een duidelijk overzicht op de planningen, en winnen we kostbare tijd dankzij de automatische integratie van beschikbaarheden."
Beeple is ontworpen om de planning en communicatie met tijdelijke medewerkers te optimaliseren en laat toe om alles centraal, intuïtief en dynamisch te beheren. Met functies zoals real-time planning, automatische meldingen en flexibele uurroosters kan Bozar snel schakelen bij onverwachte situaties, zonder aan kwaliteit in te boeten.
"Het is een uiterst eenvoudig en intuïtief systeem. We blijven er flexibel mee, zelfs als er iets onverwachts gebeurt."
De digitalisering van processen via Beeple is niet alleen een tijdswinst: het betekent ook een nieuwe, vlottere en transparantere manier van samenwerken – en bovenal menselijker. Door hun tools te herzien, heeft Bozar ook hun kijk op samenwerking heruitgevonden: meer verbonden, wendbaarder… en inclusiever.
Diversiteit, efficiëntie en gedeelde visie
Bozar werkt met een gevarieerd team, voornamelijk studenten, maar niet uitsluitend:
"We staan voor diversiteit, ook binnen ons onthaalteam. Leeftijd, cultuur, afkomst: die menselijke rijkdom weerspiegelt het best de waarden die wij verdedigen."
De flexibiliteit van Adecco, gecombineerd met een duidelijke structuur, laat Bozar toe om elke dag opnieuw te beantwoorden aan hun personeelsbehoeften en tegelijk een vijfsterrenservice te bieden aan hun bezoekers.
Door diversiteit te combineren met structuur en flexibiliteit, heeft Bozar ook een samenwerkingsklimaat gecreëerd dat gebaseerd is op wederzijds vertrouwen en luisteren.
Een vertrouwensvolle relatie
De dagelijkse communicatie met de HR-partner is eenvoudig, direct en constructief.
"Wij voelen ons gesteund en gehoord. De reactiviteit is er echt, en dat is in onze realiteit van onschatbare waarde."
Die voortdurende beschikbaarheid beperkt zich niet tot administratieve opvolging, maar vertaalt zich in een actieve betrokkenheid, het vooruitdenken over uitdagingen en het voortdurend aanpassen van oplossingen aan de veranderende context. Dankzij die wendbare ondersteuning kan Bozar zich volledig richten op hun kernactiviteit, met de zekerheid van een betrouwbare, pragmatische partner.
Zelfs in gevoeligere momenten – zoals de voorstelling van het project aan het personeel en de vakbonden – blonk de samenwerking uit in eensgezindheid en professionalisme. Dat zijn vaak momenten van spanning of vragen, maar ze werden aangepakt met kalmte, precisie en empathie.
"Het Adecco-team liet zich niet van de wijs brengen door de vragen van het onthaalteam (80 mensen!). Dat was indrukwekkend."
Een dynamiek die smaakt naar meer
Vandaag kijkt Bozar met vertrouwen en rust naar de toekomst. De solide fundamenten die dankzij deze samenwerking gelegd werden, zorgen voor vlotte communicatie en voortdurend respect voor medewerkers. Die stabiele basis opent de deur naar nieuwe ambities, steeds gedragen door een gedeelde wil om samen te groeien.
"Als ik deze samenwerking in één zin moet samenvatten: alles is vlot verlopen, in een gezonde en aangename relatie. En vooral: we willen zo verdergaan."
Een samenwerking op stevige fundamenten
Dit getuigenis toont hoe belangrijk een professionele relatie is, gebaseerd op vertrouwen, flexibiliteit en een gedeelde visie. Bij Bozar wordt de balans tussen artistieke en organisatorische eisen nu ondersteund door duidelijke processen en passende begeleiding.
Deze ervaring bewijst dat een vlotte, respectvolle en duurzame personeelswerking mogelijk is – mits die gedragen wordt door een geëngageerde partner die inspeelt op de werkelijke noden van de organisatie.