Privacyverklaring voor (professionele) klanten

Welkom bij Adecco Personnel Services NV, Adecco Home Services NV en Adecco Construct NV (voor meer informatie: “Juridische Informatie”). We kijken uit naar onze samenwerking om u in contact te brengen met het juiste talent. En zoals je waarschijnlijk verwacht, verzamelen en gebruiken wij informatie over jou om onze diensten goed te kunnen uitvoeren.

Adecco zet zich in voor het beschermen en respecteren van je privacy. Deze Privacyverklaring voor Werkgevers beschrijft je privacyrechten met betrekking tot je gegevens die wij verwerken, evenals de stappen die we nemen om je privacy te beschermen. We weten dat het veel informatie is, maar lees deze Verklaring zorgvuldig door. We hebben een inhoudsopgave toegevoegd om direct naar de onderwerpen te gaan die je interessant vindt.

Inhoudsopgave

• Wat betekenen de termen in deze Verklaring?
• Welke persoonsgegevens verzamelt en gebruikt Adecco?
• Waarom gebruiken wij jouw persoonsgegevens?
• Wat zegt de wet hierover?
• Moet je ons de persoonsgegevens geven waar wij je om vragen?
• Verwerken wij jouw persoonsgegevens zonder dat mensen daarbij betrokken zijn?
• Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
• Geven wij jouw persoonsgegevens door aan derden?
• Versturen wij jouw persoonsgegevens naar locaties buiten de Europese Unie?
• Welke rechten heb je?
• Hoe staat het met gegevensbeveiliging als je Adecco-systemen gebruikt?
• Hoe gaan wij om met wijzigingen in deze Verklaring?
• Wat betekenen de termen in deze Verklaring?

Eerst moet voor iedereen duidelijk zijn wat sommige termen in deze Verklaring inhouden.

Het ligt waarschijnlijk voor de hand maar je wordt in deze Verklaring aangeduid als “de Klant” of “je, jij, jou, of jouw”.

En als we het over “wij, we, ons, onze” of over het “Bedrijf” hebben, bedoelen we Adecco Personnel Services NV, Adecco Home Services NV en Adecco Construct NV (voor meer informatie: “juridische informatie” ), We zijn wettelijk gevestigd te Noordkustlaan 16B, 1702 Groot-Bijgaarden, België. Het Bedrijf maakt deel uit van de Adecco Group, de grootste leverancier van HR-diensten ter wereld. Via diverse bedrijven en business lines levert de Adecco Group meerdere HR-activiteiten (Human Resources) zoals o.a. diensten van uitzendarbeid, detachering, loonbeheer, werving & selectie, evaluaties, loopbaanbegeleiding, talentontwikkeling, training & opleiding, outplacement en internationale mobiliteit (“onze Bedrijfsactiviteiten”).

Om onze Bedrijfsactiviteiten te kunnen uitvoeren maakt het Bedrijf gebruik van diverse IT-systemen. In sommige gevallen biedt het Bedrijf een Zelfbedieningsportaal (“Portal”) voor werkgevers. Via het Portal kun je facturen en andere documenten raadplegen.

Tot slot gaat deze Verklaring over informatie over mensen - zoals gegevens over jezelf. Het gaat dan om feiten over jou, maar ook om de profielen die jij zoekt. Het gaat eveneens over informatie over het Bedrijf (hoewel deze twee soms overlappen). Dit type informatie wordt ook wel aangeduid als “persoonsgegevens” of “tot een persoon herleidbare informatie”. De Engelse afkorting is: “PII”. In deze Verklaring gebruiken we de term “Persoonsgegevens”.

Welke persoonsgegevens verzamelt en gebruikt het Bedrijf?

Persoonsgegevens die het Bedrijf gewoonlijk verzamelt, zijn onder meer (zonder beperking):

• je naam, voornaam, contactgegevens;
• als je contact met ons opneemt, houden we die correspondentie in sommige gevallen bij;
• feedback over jou van ons personeel en derden; als jij anderen feedback geeft, bewaren we die meestal ook. Ook dat zijn persoonsgegevens van jou (het is immers jouw mening);
• we kunnen ook informatie verzamelen over je bezoeken aan onze website/Portal zoals (zonder enige beperking) je IP-adres, browser, timestamp, locatie, landelijke verkeersgegevens, locatiegegevens, weblogs en andere communicatiegegevens, en de middelen waarvan je gebruikt maakt. Door deze informatie wordt je bezoek aan onze website/Portal in de toekomst gemakkelijker;
• we kunnen ook gegevens verzamelen voor marketingdoeleinden en -analyses zoals informatie over hoe je reageert op e-mail-, sms-, telefoon- en andere marketingcampagnes; en
• in sommige gevallen verzamelen we ook gevoelige persoonsgegevens als dat wettelijk is toegestaan (in sommige landen zullen we je vragen naar je achtergrond om toezicht te houden op gelijke kansen voor iedereen).

Waarom gebruiken we je persoonsgegevens?

Het Bedrijf verzamelt en verwerkt persoonsgegevens om de volgende redenen:

1. Om je te helpen bij onder andere het vinden van geschikte kandidaten, je helpen bij het sollicitatieproces voor nieuwe functies te faciliteren. Dit houdt ook in dat we je op de hoogte houden van nieuwe kandidaten in de toekomst via e-mail, telefoon, per post en/of andere communicatiemiddelen;
2. als je daar toestemming voor geeft, kunnen we je contactgegevens ook gebruiken voor direct marketing zoals via e-mail, tekstberichten of telefoon bijvoorbeeld;
3. om onze website/Portal of andere bestaande of nieuwe systemen/processen verder te ontwikkelen en te verbeteren om je beter van dienst te zijn; Dit gebeurt vooral in de context van nieuwe IT-systemen en -processen zodat gegevens over jou kunnen worden gebruikt bij het testen van de nieuwe IT-systemen en -processen waarbij dummy data de werking van dat nieuwe IT-systeem niet volledig kunnen nabootsen;
4. om studies, statistisch onderzoek en analyses uit te voeren, bijvoorbeeld om de doeltreffendheid te vergelijken van het plaatsen van kandidaten in diverse bedrijfstakken en geografische gebieden om zo factoren vast te stellen die van invloed zouden kunnen zijn op eventuele verschillen die we daarbij constateren;
5. om gegevens door te geven aan derden (zie hieronder);
6. om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waar dat nodig is;
7. we kunnen je gegevens ook verwerken om de volgende redenen:
   1. de beveiliging en bescherming van mensen, bedrijfsgebouwen, systemen en activa te bevorderen;
   2. om te toe zien op het respecteren van intern beleid en procedures;
   3. communicaties en overige systemen beheren die worden gebruikt door de Adecco Group (waaronder interne contactendatabases);
   4. incidenten en klachten onderzoeken en hierop reageren;
   5. in het geval van foto's of video's van trainingssessies, intern en aan derden rapporteren dat de trainingssessies hebben plaatsgevonden en de inhoud ervan (bijvoorbeeld in interne updates) vastleggen evenals het intern marketen van vergelijkbare sessies;
   6. voldoen aan verplichtingen, en meewerken aan onderzoeken door de politie, de overheid of toezichthouders; en
   7. deelnemen aan een mogelijke of feitelijke overname, verkoop of joint venture, van een (deel van een) onderneming of bedrijf waarin een lid van de Adecco Group wil participeren.

Wat zegt de wet hierover?

In de wet staat dat er steeds een ‘rechtsgrond’ moet zijn om gegevens te verwerken die we van je hebben.

Wanneer je met of via Adecco werkt, is het verwerken van persoonsgegevens voor alle genoemde doelen gebaseerd op verwerkingsgronden zoals de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is (doeleinden 1 en 6-7), verwerking is vereist om te voldoen aan de verplichtingen van wet- en regelgeving (doeleinden 6-7) en/of verwerking is vereist in de gerechtvaardigde belangen van Adecco en haar personeel om een bedrijf te voeren op een wijze die je belangen of grondrechten en fundamentele vrijheden niet bovenmatig schaden (doeleinden 1-5 en 7). Als verwerking nodig is voor de gerechtvaardigde belangen van Adecco, dragen we er zorg voor dat de verwerking op een dergelijke manier wordt uitgevoerd dat onze gerechtvaardigde belangen zwaarder wegen dan het belang van enig individu. We verwerken je persoonsgegevens alleen op basis van andere gronden wanneer je daar toestemming voor geeft (een andere verwerkingsgrond).

Moet je ons de persoonsgegevens geven waar we je om vragen?

Je bent niet verplicht om ons je persoonsgegevens te verschaffen maar het is wel min of meer onmogelijk voor ons om met je samen te werken en je onze diensten aan te bieden zonder je persoonsgegevens.

Verwerken we je persoonsgegevens zonder dat mensen daarbij betrokken zijn?

Ja, soms wel. Het Bedrijf kan gebruikmaken van geautomatiseerde systemen/processen en geautomatiseerde besluitvorming (zoals profilering) om onze klanten de diensten te bieden die zij van ons vragen. Als onze kandidaten bijvoorbeeld naar een werkgever zoeken voor een functie, kunnen we een zoekopdracht uitvoeren in onze databank van werkgevers op basis van geautomatiseerde criteria. Daarbij wordt gekeken naar de functie, beschikbaarheid, vaardigheden, salarisschaal en andere vereisten waaraan de kandidaten moeten voldoen.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Het Bedrijf mag (en in sommige gevallen zijn we wettelijk verplicht dat te doen afhankelijk van het soort gegevens) je gegevens een aantal jaar bewaren nadat je je bij ons hebt ingeschreven. De bewaarperiodes van uw persoonsgegevens zijn afhankelijk van het respectievelijke doel waarvoor uw gegevens worden verwerkt en het respectievelijke instrument waarin dergelijke persoonsgegevens worden verwerkt. Het is niet mogelijk om binnen dit Beleid een overzicht te geven van de diverse bewaarperiodes in een redelijk inzichtelijk formaat. De criteria die worden gebruikt bij het bepalen van de toepasselijke bewaarperiode zijn dat wij de persoonsgegevens die staan beschreven in dit beleid zullen bewaren zo lang als (i) nodig is voor het respectievelijke doel, (ii) nodig is om onze zakelijke relatie met u uit te voeren, (iii) u daarvoor toestemming heeft gegeven en/of (iv) vereist is volgens de bij wet bepaalde retentieregels Over het algemeen bewaren we gegevens over belastingen en financiële gegevens (inclusief payroll gegevens en gegevens over je salaris, etc.) 7 jaar.

We bewaren gevoelige persoonsgegevens niet langer dan in redelijkheid nodig is.

Geven we je persoonsgegevens door aan derden?

Zoals al eerder aangegeven, maken we je gegevens normaliter bekend aan derden. Dat doen we om te voldoen aan de doelen die hierboven staan vermeld. We doen dat in de volgende omstandigheden:

• Aan onze leveranciers. We kunnen bijvoorbeeld een leverancier inhuren om administratieve en operationele werkzaamheden uit te voeren ter ondersteuning van onze relatie met u. De leverancier(s) zijn gehouden aan contractuele en overige wettelijke verplichtingen om vertrouwelijk met je gegevens om te gaan en je privacy te respecteren, en zij hebben alleen toegang tot de gegevens die ze nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren; de relevante leveranciers zijn meestal IT-dienstverleners (die onze IT-systemen hosten of ondersteunen evenals informatie over je), bedrijfsgebouwbeheerders (die toezien op de fysieke beveiliging van onze bedrijfspanden en om die reden moeten weten wie je bent om je zo toegang te verlenen) en backoffice financiële en administratieve dienstverleners (die misschien persoonsgegevens van kandidaten moeten verwerken voor de debiteuren- en crediteurenboekhouding). We kunnen ook leveranciers inhuren die technische IT-diensten en -oplossingen leveren waaronder eventueel video-interviews en vaardigheden-assessmenttools.
• Aan leden van de Adecco Group in het buitenland. Die kunnen zich in of buiten de Europese Unie bevinden; leden van de groep kunnen hun eigen taken hebben en dit betekent dat je gegevens met ze kunnen worden gedeeld om een aantal verschillende redenen:
  • gegevens worden gedeeld met leden van de Adecco Group die IT-functies uitvoeren voor Adecco bedrijven over de hele wereld; die IT-functies bevinden zich onder meer in Praag, de Tsjechische Republiek en Frankrijk.
  • gegevens worden ook gedeeld met aan Adecco gelieerde bedrijven over de hele wereld als je hebt aangegeven dat je kandidaten zoekt in die markt. Je kunt een lijst van landen inzien waar we actief zijn door op 'choose your country’ te klikken op www.adecco.com;
• We delen je gegevens met de overheid, de politie, toezichthouders of rechtshandhavingsinstanties als wij, op discretionaire wijze van mening zijn dat we hiertoe wettelijk verplicht zijn, daar het recht toe hebben of als dit voorzichtigheidshalve nodig zou zijn om dit te doen; en
• Wanneer we als onderdeel van due diligence met betrekking tot (het uitvoeren van) een fusie, overname of andere zakelijke transactie, je gegevens moeten bekendmaken aan de mogelijke koper of verkoper of hun adviseurs.

Versturen wij je persoonsgegevens naar locaties buiten de Europese Unie?

Je persoonsgegevens kunnen worden verstuurd naar een of meer andere landen binnen of buiten de Europese Unie en daar worden verwerkt. Je kunt een volledige lijst van landen inzien waar we actief zijn door op 'choose your country’ te klikken op www.adecco.com.

Wij zullen je persoonsgegevens alleen verzenden naar landen buiten de EU waarvan de Europese Commissie van mening is dat je afdoende beschermd bent (hier kun je een lijst van deze landen inzien: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.htm), of waar de Adecco Group passende beveiligingsmaatregelen heeft genomen om de privacy van je persoonsgegevens te waarborgen. Hiervoor gebruiken we doorgaans een van de modelcontracten voor gegevensoverdracht die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. Via de onderstaande link kun je hier online voorbeelden van inzien: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/transfer/index_en.htm).

Welke rechten heb je?

Het recht op toegang tot, en een afschrift van je persoonsgegevens

Je hebt het recht om een bevestiging te vragen of wij je persoonsgegevens verwerken. Als dat het geval is, heb je recht op toegang tot je persoonsgegevens (via het Portal) en op bepaalde informatie over hoe die verwerkt worden. In sommige gevallen kun je ons vragen om je een elektronisch afschrift van je gegevens te sturen.

Recht op het corrigeren van je persoonsgegevens

Als je kunt aantonen dat de persoonsgegevens die wij over je hebben, niet correct zijn, kun je ons vragen deze gegevens te updaten of op een andere manier te corrigeren. We willen je graag voorstellen om op het Zelfbedieningsportaal zelf je persoonsgegevens te updaten indien mogelijk.

Recht op vergetelheid/ gegevens te laten wissen

In bepaalde omstandigheden heb je het recht om ons te vragen de verwerking van je persoonsgegevens te beperken en/of om je persoonsgegevens te wissen. Je kunt op enig moment een dergelijk verzoek indienen en wij zullen dan beoordelen of aan je verzoek moet worden voldaan; dit recht is wel onderworpen aan wettelijke rechten of plichten die wij kunnen hebben voor wat betreft het bewaren van gegevens. In situaties waarin wij in overeenstemming met de wet bepalen dat je verzoek om je persoonsgegevens te wissen, moet worden toegekend, zal Adecco dit zonder onnodige vertraging doen. Bedenk daarbij wel dat het Bedrijf je misschien niet meer van dienst kan zijn als je gegevens eenmaal zijn gewist. Als je je weer wilt inschrijven bij het Bedrijf, zal je je persoonsgegevens weer opnieuw moeten invoeren.

Recht om bezwaar te maken

Voor zover de verwerking van je gegevens is gebaseerd op de rechtmatige belangen van het Bedrijf (en niet op andere verwerkingsgronden) of te maken heeft met direct marketing, heb je het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens door het Bedrijf op basis van je persoonlijke situatie.

Als je gebruik wilt maken van een van je rechten, log dan in op het Zelfbedieningsportal of stuur een e-mail naar adecco.globalprivacy@adecco.com of contracts.legal@adecco.be.

Als je via e-mail contact met ons opneemt om je rechten uit te oefenen, kan het Bedrijf je vragen je te identificeren voordat er actie wordt ondernomen op je verzoek.

Tot slot heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit in de plaats waar je woont of werkt, of waar je denkt dat er een probleem is ontstaan met betrekking tot je gegevens. In België is dat de Privacycommissie.

Hoe staat het met gegevensbeveiliging als je Adecco-systemen gebruikt?

Je bent zelf verantwoordelijk voor het veilig omgaan met je inloggegevens op het Portal, met name het wachtwoord dat we je hebben toegekend of dat je zelf hebt gekozen. Deze inloggegevens zijn alleen bestemd voor persoonlijk gebruik. Je mag inloggegevens of andere accountinformatie niet delen met anderen of derden.

Bij Adecco zette we ons in om uw gegevens veilig te houden. Daartoe hebben we passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonlijke gegevens naar behoren te beschermen.

Contact met ons opnemen?

Heb je vragen of opmerkingen over deze Verklaring of wil je nadere informatie over hoe we je persoonsgegevens beschermen (bijvoorbeeld wanneer we gegevens overdragen naar locaties buiten Europa) en/of als je contact wilt opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (DPO) van Adecco, e-mail ons dan a.u.b. op adecco.globalprivacy@adecco.com of stuur een e-mail naar je plaatselijke Privacyverantwoordelijke op contracts.legal@adecco.be.

Hoe gaan wij om met wijzigingen in deze Verklaring?

De voorwaarden van deze Verklaring kunnen van tijd tot tijd wijzigen. Wij zullen alle wezenlijke wijzigingen aan deze Verklaring publiceren door passende kennisgevingen daarvan op deze Website of door contact met je op te nemen via andere communicatiekanalen.

Het Adecco team